ホームページ制作会社の乗り換え手順｜止めずに移る5段階

ホームページの制作会社を乗り換えるときは、契約書の確認から切り替え当日までを5段階に分けて順番どおりに進めれば、サイトもメールも止めずに移れます。

今の会社に不満があっても、移る途中でサイトやメールが止まるのが心配で動けずにいる方もいるでしょう。

最初に決めるのは、その不満が今の会社と話して直せるものか、会社を変えたほうがよいものかです。

この記事では判断の表と5段階の手順を、確かめる画面の名前と項目名まで書きました。

乗り換えの前に4つの不満を2つに仕分ける

4つの不満のうち、契約の範囲や連絡の決まりがあいまいなだけのものは、乗り換えより今の会社に頼み直したほうが早く片づきます。

下の表で自社の不満がどちらの列に近いかを当てはめてください。

不満	今の会社と話して直せる状態	会社を変えたほうがよい状態
成果が出ない	目標の数字と報告の形を最初に決めていなかった	数字を共有して改善を2回頼んでも打ち手が変わらない
サポートが不十分	契約で決まった範囲の外の作業を頼んでいた	契約の範囲内の作業でも約束の期日が守られない
連絡がつかない	担当者が替わり窓口が決まっていなかった	書面で期限を切って問い合わせても返事がない
契約時の説明と違う	説明が口頭だけで双方の理解がずれていた	契約書や提案書に書かれた作業が行われていない

話して直せる側に当てはまる場合は、不満を1枚の文書にまとめて今の会社に送ります。

何が起きたかを日付つきで書き、いつまでに何をしてほしいかを1行で添えると、相手も社内で動きやすくなります。

よくあるのは不満を伝えないまま次の会社を探し始め、データの受け取りを頼む段階で初めて不満をぶつけてしまう形です。

その時点で関係がこじれると、引き継ぎに必要なやり取りまで遅れます。

右の列に当てはまる場合でも、今の会社との連絡は事実だけを淡々と書く形に保ってください。
乗り換えの手順の多くは、今の会社の協力があると短く済みます。

手順1：今の契約書で4つの条項を読む

乗り換えを決めたら、今の会社に何かを伝える前に契約書を開き、次の4つの条項を読みます。

1. 契約期間と更新：いつまでの契約か、自動で更新されるか、やめる申し出はいつまでか
2. 中途解約：期間の途中でやめるときに何を払うか
3. 成果物の権利：サイトの文章・画像・構築ファイルを誰のものとし、解約時に渡すかどうか
4. 名義：ドメインとサーバーを誰の名義で契約しているか

契約書の中で「解約」「更新」「権利」「譲渡」の4語を検索すると、条項の名前が会社ごとに違っても見落としが減ります。

読み終えたら更新の月と解約の申し出の期限を先にカレンダーへ入れてください。

よくある失敗は乗り換え先を決めてから契約書を読み、申し出の期限を過ぎていて1期分の更新が決まっていたと気づく形です。

成果物の権利の条項は会社によって書き方が大きく違い、「納品物の権利は制作会社に残る」とする契約もあります。

その場合にどこまで使えるかは契約書の条項によるため、自分だけで判断が難しいときは弁護士や商工会議所などの相談窓口で契約書を見てもらってください。

手順2：名義と権限を7か所で棚卸しする

乗り換えで困るかどうかは、ドメインからメールまでの7か所を自社が持っているかで決まります。

次の表の順に画面を開き、今の持ち主を書き出してください。

対象	確かめる場所	自社が持っていたい状態
ドメイン	JPRS WHOIS（.jp）やICANN Lookup（.comなど）の登録者の欄	登録者が自社の名前
サーバー	サーバー会社の契約者情報や請求書の宛名	契約者が自社か、移す日が決まっている
WordPress	管理画面の「ユーザー」一覧の「権限グループ」	自社のアカウントが「管理者」
Googleアナリティクス	「管理」の「アカウントのアクセス管理」	自社のGoogleアカウントが「管理者」
Search Console	「設定」の「ユーザーと権限」	自社のアカウントが「所有者」
Googleビジネスプロフィール	「ビジネスプロフィールの設定」の「ユーザーとアクセス権」	自社がメインのオーナー
メール	メールを置いているサーバーの管理画面	アカウントの一覧とパスワードを自社が把握

Googleの3つのサービスは、権限の強さが役割で分かれています。

Googleビジネスプロフィール ヘルプによると、オーナーは複数置けますがメインのオーナーは1人だけで、管理者はユーザーの追加と削除ができません。

Search Consoleのヘルプでは、他のユーザーに権限を付けられるのはプロパティの所有者だけとされています。

業者には管理者や編集者として入ってもらい、持ち主の役割は自社が持つ形にしておくと、乗り換えのたびに権限を返してもらう手間がかかりません。

よくあるのは業者のGoogleアカウントでアナリティクスを作ってもらっていたため、乗り換えた後に過去のアクセスの数字が見られなくなる形です。

手順3：データは3つの形を指定して受け取る

サイトのデータは「何を・どの形式で・いつまでに」を書面で指定して受け取ると、新しい会社がそのまま使える形で手元に残ります。

WordPressで作ったサイトなら、指定するのは次の3つです。

1. サイトのファイル一式（テーマ・プラグイン・アップロードした画像を含むフォルダ）
2. データベースを書き出したファイル
3. 写真の元画像と、ページの原稿の元データ

WordPress以外の仕組みで作ったサイトは書き出せる形が仕組みごとに違うため、今の会社に「新しい会社が再利用できる形式で」と目的を伝えて相談してください。

受け取れる範囲や費用は、手順1で読んだ成果物の権利と譲渡の条項によって変わります。

よくある失敗はデータの受け取りを口頭で頼み、届いたのがページを印刷したPDFだったため作り直しになる形です。

受け取ったらその日のうちに新しい会社へ渡して開けるかどうかを確かめてもらいます。

ファイルが欠けていた場合でも、今の会社との契約が続いている間なら追加で頼みやすいからです。

写真と原稿は自社で撮った・書いたものでも、手元に元データが残っていないことがよくあります。
この機会に自社のパソコンかクラウドの決まったフォルダにまとめておくと、次に会社を変えるときにも使えます。

手順4：新しい会社へ渡す引き継ぎ表を1枚にする

新しい会社への引き継ぎは、手順1から3で集めた情報を1枚の表にまとめて渡すと、聞き取りの往復が減って移行の日程が早く決まります。

表に入れる項目は次の5つです。

1. 手順2の7か所の持ち主と、新しい会社に付ける役割
2. ドメインの有効期限・サーバーの更新日・今の契約の解約申し出期限の3つの日付
3. 受け取ったデータの置き場所
4. 問い合わせフォームの送信先のメールアドレス
5. 予約・地図・決済など外部のサービスとつないでいる箇所

パスワードをメールで送り合う形は避け、各サービスで新しい会社のアカウントを追加する形にしてください。

Googleビジネスプロフィール ヘルプでも、各ユーザーが自分のGoogleアカウントを持っていればパスワードを共有せずに管理できると案内されています。

2の日付は特に大切で、ドメインの有効期限が切り替え作業の最中に来ると、更新の手続きを誰がするかで止まってしまいます。

5の外部サービスは見落とされやすく、切り替えた後で予約の受付や地図の表示だけが動かなくなったという形がよく起きます。
サイトの中で外のサービスを呼び出しているページを、今の会社に一覧で出してもらうと確実性が上がります。

手順5：切り替え当日は止めない順番で5つ動かす

切り替え当日は、新しい側の準備を終えてから入口を向け替え、古い側を最後に止める順番を守ればサイトとメールは止まりません。

1. 新しいサーバーにサイトとメールの受け皿を作り、表示とフォームの送信を確かめる
2. Search Consoleの所有権の確認に使っているHTMLファイルやタグを新しいサイトにも置く
3. ドメインのDNSの設定を新しいサーバーへ向け替える
4. 向け替えの後もしばらく古いサーバーの契約を残し、古い側に届いたメールを確かめる
5. 新しい側で表示・メールの送受信・フォームを確かめてから、今の会社に解約を伝える

2を抜かすとSearch Consoleの所有権が確認できない状態になることがあります。

Search Consoleのヘルプには、確認済み所有者はサイトに置いたトークンで所有権を示しており、トークンを削除すると未確認の状態に戻せると書かれています。

DNSの変更はすぐに全員へ行き渡るわけではなく、しばらくは古いサーバーと新しいサーバーの両方にアクセスやメールが届く場合があります。

よくある失敗は今の会社の解約を先に済ませてしまい、サーバーが止まった日からメールが届かなくなる形です。
5の確認が終わるまで、古い契約は残しておいてください。

乗り換えの相談前にそろえる3つの資料

乗り換え先の会社に相談するときは、契約書の写し・7か所の持ち主の表・不満を日付つきで書いたメモの3つを先にそろえると、見積もりが早く正確になります。

契約書の写しがあれば、新しい会社は解約の期限から逆算して切り替えの日程を組めます。

持ち主の表があれば、どこの権限を取り戻す作業が要るかが分かり、移行の作業の範囲を見積もれます。

不満のメモは新しい会社に同じことを繰り返させないための材料です。

報告の形・連絡の手段・作業の範囲のうちどれで行き違ったのかを書いておくと、新しい契約で先に決めておく点がはっきりします。

新しい会社を比べるときも、この3つの資料を同じように見せて、それぞれの答えを並べて比べてください。

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